Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Constanze Gebauer

Ausführliche Infos zu Homeoffice und Tipps für Arbeitgeber sowie Mitarbeiter für eine erfolgreiche Umsetzung

Nun ist es soweit – was lange für viele Unternehmen oder Mitarbeiter eher schwer vorstellbar war bzw. wegen rechtlicher und organisatorischer Hürden gescheut wurde, muss jetzt innerhalb kurzer Zeit funktionieren. Es ist notwendig, um die Gesundheit der Mitarbeiter UND die betrieblichen Abläufe zu schützen. Zum einen gibt es Arbeitnehmer die in Quarantäne sind, zum anderen sollen soziale Kontakte vermindert werden, damit die Ausbreitung des Virus verlangsamt wird. Das stellt Unternehmen vor große Herausforderungen organisatorischer Art, aber auch bei der Interaktion aus dem Homeoffice.

Es existiert auch in der aktuellen Situation kein gesetzlicher Anspruch auf die Einrichtung und Unterhaltung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes. Sie ist aber dringend geraten, da wo es möglich ist bzw. möglich gemacht werden kann. Denn der Arbeitgeber hat die Mitarbeiter im Rahmen seiner Fürsorgepflicht zu schützen. Es empfiehlt sich also gegenwärtig eine großzügige Homeoffice-Regelung zu finden und auch die Infrastruktur bzw. die Ausstattung so gut wie möglich bereitzustellen.

Es ist trotz der gebotenen Schnelligkeit empfehlenswert eine entsprechende Homeoffice-Vereinbarung zur Unterschrift zu bringen (siehe z.B. Datenschutzverpflichtung Homeoffice / Telearbeit). Die Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer regelt die Arbeit im Homeoffice im gegenseitigen Einvernehmen. Die Vereinbarung kann dabei für die aktuelle, besondere Situation befristet werden.

Kann der Arbeitnehmer verpflichtet werden, aus dem Homeoffice zu arbeiten?

Nein.  Das Direktionsrecht des Arbeitgebers besagt zwar, dass der Arbeitgeber grundsätzlich über den Arbeitsort bestimmen darf. Da aber die Wohnung als Privatsphäre des Arbeitnehmers besonders schützenswert ist, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht verpflichten, seine Privaträume als Büro zu nutzen.              

Muss ein Mitarbeiter in Quarantäne aus dem Homeoffice arbeiten?

Steht ein Mitarbeiter unter Quarantäne, ist aber nicht erkrankt und kann  aus dem Homeoffice arbeiten, so muss er seinen Arbeitnehmerpflichten nachkommen. Tut er es nicht, hat er keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Wie steht es um die arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben in dieser Krisenzeit?

Beim Homeoffice gelten generell dieselben Arbeitsschutzvorschriften wie beim Arbeitsplatz im Betrieb, auch in der gegenwärtigen Situation. Das sind:

·        das Arbeitszeitgesetz (ArbZG),

·        die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV),

·        das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) bzw. Arbeitsschutzverordnungen

Es sollte von Arbeitgebern auch jetzt versucht werden, größtmöglichen Arbeits- und Gesundheitsschutz im Homeoffice zu erreichen. Das heißt, es sollten den Arbeitnehmern wichtige Hinweise zum Arbeitsschutz am Homeoffice-Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt und ggf. auch kurz erläutert werden. Das kann wie oben benannt mit einer Homeoffice-Vereinbarung verknüpft werden. Es empfiehlt sich, sich die Belehrung mit einer Unterschrift bestätigen zu lassen. Es ist in der derzeitigen Situation nicht wahrscheinlich, dass Aufsichtsbehörden und Unfallversicherungsträger Arbeitsplätze in Privatwohnungen überprüfen. Aber die Gesetze sind dazu da, Arbeitnehmer zu schützen – man sollte sich als Unternehmen auch im Krisenmodus um die Einhaltung bemühen.

Was tun, wenn Mitarbeiter keine Laptops bzw. mobilen Arbeitsgeräte haben?

In diesem Fall kann darüber nachgedacht werden, die Rechner / Bildschirme ins Homeoffice zu bringen. Nicht wenige Firmen handhaben das in der gegenwärtigen Situation so. Auch die Überführung eines Bürostuhls oder gar Schreibtischs könnte sinnvoll sein, denn man muss sich auf einige Wochen Homeoffice einstellen und dabei an eine ergonomische bzw. schonende Sitzhaltung denken.

Was ist rein rechtlich mit den Kosten?

Handelt es sich um eine Anweisung des Arbeitgebers, dass aus dem Homeoffice zu arbeiten ist, muss er auch die Arbeitsmittel zur Verfügung stellen sowie die Kosten für Telefon, Internet usw. tragen. Ist es allerdings eine Kulanz des Arbeitgebers, um sich in der gegenwärtigen Situation gesundheitlich zu schützen und zum Beispiel die Kinderbetreuung besser zu gewährleisten, ist es bisher nicht sicher, dass der Arbeitgeber auch die Kosten zu tragen hat. Da die meisten Mitarbeiter wohl Internet- und Telefonflats haben, sollte es kein Problem sein und in anderen Fällen eine gute gemeinsame Lösung gefunden werden.

Was sind die zugrunde liegende Werte für Homeoffice?

Damit die Zusammenarbeit im Homeoffice in Krisenzeiten und auch sonst gut funktionieren kann, lohnt es sich einen Blick auf die nötige Grundhaltung bzw. die dahinter liegende Werte zu werfen. Aufgrund der Nähe zu New work / agilem Arbeiten kann man sehr gut auf die Grundwerte agilen Arbeitens zurückgreifen. Besonders wichtig sind:

·        Fokus: Sich in seiner Arbeit von Zuhause und in der Arbeit miteinander zu fokussieren, auf das zu erzielende Arbeitsergebnis, die wichtigsten Projekte, in der Kommunikation, sich möglichst wenig ablenken zu lassen vom privaten Umfeld etc.

·        Einfachheit: Im Kleinen anfangen bestimmte Regeln / Systematiken für die Zusammenarbeit auszuprobieren und fortlaufend zu optimieren

·        Kommunikation: Im Homeoffice ist die regelmäßige und nach bestimmten Spielregeln erfolgende, gelungene Kommunikation noch wichtiger als sonst im Arbeitsalltag und erfordert Disziplin, Rücksichtnahme und ein besonderes Augenmerk

·        Mut: Dass es gelingen kann, den Alltagsbetrieb und zusätzliche Projekte aus dem Homeoffice ohne größere Einschränkungen zu realisieren bzw. auch den Mut aufbringen, ungewöhnliche Wege auszuprobieren, wo die aktuelle Lage Erfindergeist fordert (bis hin zu neuen Geschäftszweigen / -modellen, die sich aus der Krise entwickeln können)

·        Offenheit: Im Umgang miteinander, bei Problemen die sich aus der Zusammenarbeit im Homeoffice ergeben, Feedback erbitten und geben, um so die Abläufe zu optimieren, denn nicht alles kann und wird gleich von Anfang an gut laufen

·        Respekt: Einander zuhören, sich aussprechen lassen, die Meinung und Befürchtungen der Kollegen achten, daraus Ideen und Verbesserungsvorschläge gemeinsam erarbeiten

·        Vertrauen: Homeoffice kann nur basierend auf Vertrauen funktionieren, dass jeder Kollege, jede Führungskraft und jede Geschäftsführung sein/ihr Bestes geben wird

Was sollte in einem (Projekt)Team im Homeoffice auf jeden Fall von Anfang an geregelt sein?

·        Es sollten klare Zeitfenster für die Erreichbarkeit definiert werden bzw. Regeln für Rückrufzeiten / Email-Antworten etc.

·        Sollten Kollegen aufgrund von familiärer Betreuungssituation diese nicht immer garantieren können, bei längerer außerplanmäßiger Nichterreichbarkeit eine Rückmeldung ans Team vereinbaren

·        Festlegung von Arbeitszielen / Review von Ergebnissen: Zwischen Führungskraft und Mitarbeiter und auch im Team in einem definierten Rhythmus

·        Regeln für Informationsaustausch: Wege der Kommunikation (Mail, Wikis, Projektpläne etc..) und Routinen für Videoanrufe / Telefonate zu zweit oder im Gesamtteam

·        Falls es hin und wieder doch nötig sein sollte: Wer und in welcher Reihenfolge im Büro präsent ist, falls bestimmte Arbeiten nur von da erledigt werden können

Was sind wichtige Homeoffice-Regeln aus Sicht des Arbeitgebers?

Man sollte sich als Arbeitgeber oder Führungskraft vergegenwärtigen: nicht jeder Mitarbeiter / nicht jede Tätigkeit eignet sich gleichermaßen für die Arbeit aus dem Homeoffice und in der Anfangszeit benötigen bestimmte Mitarbeiter vielleicht mehr Betreuung und Absprachen als andere. Als Führungskraft kann man in solchen Fällen engeren Kontakt pflegen, alternative Projekte definieren, Tages- / Wochenziele vereinbaren und mit den Mitarbeitern offen die Probleme besprechen, die sich bei der Arbeit im Homeoffice ergeben.

Flexible Arbeitsmodelle erfordern klare Vereinbarungen. Nur wenn die Rahmenbedingungen transparent und Erwartungen eindeutig formuliert sind, kann daraus eine vertrauensvolle neue Arbeitskultur entstehen. Also klare Regeln für Erreichbarkeit und Reaktionszeiten vereinbaren. Kommunikationsregeln und Abläufe im Unternehmen oder Team sind entscheidend für den Erfolg.

Auch wenn in der Krise die Perspektiven geändert sind und sich manches relativiert: Es geht weiterhin um die Erbringung von Arbeitsleistung gegen Gehalt. Das heißt, die Ziele für Mitarbeiter und Teams werden weiterhin objektiv definiert und controlled. (Auch wenn Arbeitsziele sich womöglich ändern, weil nicht alle Aufgaben in allen Branchen wie vorher umsetzbar sind.)  

Aus den Augen, aber nicht aus dem Sinn: Auch Mitarbeiter im Homeoffice brauchen Führung. Die Führungskraft sollte mit Heimarbeitern durchaus längere Einzeltelefonate planen und bewusst mal Smalltalk halten, das stärkt die Beziehung – gerade in diesen besonderen Zeiten.

Neue Meetingkulturen erleichtern effiziente und effektive Arbeitsprozesse innerhalb der Teams. Sogenannte Collaboration-Tools helfen, dass kein Aspekt verloren geht. Die Einführung von Homeoffice kann auch als gute Möglichkeit verstanden werden, die Prozesse und Strukturen neu zu organisieren und alte ineffiziente (Denk- / Kommunikations-)Muster und Verhaltensweisen zu verlassen.

Bei kurzfristigen Arbeitsentscheidungen muss immer geprüft werden, welche Heimarbeiter an einer Entscheidung beteiligt werden müssen – es ist wichtig diese nicht einfach zu overrulen, das zerstört Vertrauen und Motivation.  

Als Arbeitgeber oder Führungskraft sollte man den direkten Austausch fördern, sich gegenseitig schätzen – und so die Zusammenarbeit und das Gemeinschaftsgefühl stärken. Man sollt beispielsweise bei Erfolgen alle Heimarbeiter informieren und ggf. auch einzelne Mitarbeiterbeiträge würdigen.

Neue Arbeitsstrukturen können nur erfolgreich sein, wenn sie mit der Unternehmenskultur, der Philosophie und den Unternehmenszielen vereinbar sind. Also wird die gegenwärtige Phase eine aktive Auseinandersetzung mit der Unternehmenskultur mit sich bringen bzw. diese beeinflussen. Es ist sinnvoll, dass ein ggf. sich anbahnender Kulturwandel systematisch von Geschäftsleitung und HR begleitet wird.  

Was sind wichtige Homeoffice-Regeln aus Sicht des Arbeitnehmers?

Man sollte die eigene Eignung für das Homeoffice kritisch überprüfen bzw. besondere Herausforderungen an die eigene Person sich von Anfang an  bewusst machen und aktiv steuern. Flexible Arbeitszeit und Arbeitsplatzmodelle verlangen ein hohes Maß an Selbstorganisation. Wer im Homeoffice arbeitet, muss sich im eigenen Heim ein produktives Umfeld schaffen. Um dabei erfolgreich zu sein, sollten sich Mitarbeiter mit ihren eigenen Stärken und Schwächen auseinandersetzen: Wer beispielsweise hochstrukturiert und diszipliniert ist, wird in solchen Strukturen bessere Leistungen erzielen. Mitarbeiter, bei denen diese Talente nicht ausgeprägt sind, sollten versuchen, diese Schwachpunkte durch komplementäre Stärken auszugleichen.

Es kann sinnvoll sein, Schwierigkeiten mit Vertrauenspersonen im Kollegium oder der Führungskraft zu besprechen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen.

Auch im Homeoffice hat ein Arbeitgeber keinen Anspruch auf ständige Rufbereitschaft – innerhalb der vereinbarten Rahmen-Arbeitszeiten: ja. Darüber hinaus: nein. Und ganz besonders: Feierabend ist Feierabend und Wochenende ist Wochenende. Das ist essentiell, wenn Beruf und Privat aufgrund des Homeoffice eh verstärkt ineinander greifen.

Der Mitarbeiter übernimmt in dieser Phase noch mehr Verantwortung für sein eigenes Tun und die Arbeitsleistung, ggf. mehr Verantwortung für das Gesamtunternehmen und sollte sich dessen bewusst sein. Jeder Einzelne zählt, wenn das gemeinsame Unterfangen glücken soll. Homeoffice entbindet den Mitarbeiter nicht von seinen Aufgaben als Teammitglied, dazu zählen nicht nur die reinen fachlichen Aufgaben, sondern auch die sozialen Aspekte der Zusammenarbeit. Man sollte den Austausch mit den Kollegen, auch mal über andere Themen als reine Arbeitsinhalte, bewusst verfolgen.

Es ist wichtig im Homeoffice richtig zu kommunizieren: Die eigenen Aufgaben, Prozesse und Termine. Und das auch mehr als man es im Arbeitsalltag im Büro tut, wo Kollegen und Führungskräfte „automatisch“ registrieren, woran man gerade arbeitet und wie die jeweiligen Projektstände sind.

Der Arbeitsrhythmus sollte an die eigene Produktivität und die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden, ohne dabei die Prozesse bzw. Notwendigkeiten im Team zu missachten. Genau diese Freiheit ist ein Vorteil des Arbeitens aus dem Homeoffice.

Ratsam ist es außerdem, besonders sorgfältig zu arbeiten. Gerade bei virtuellen Teams ist professionelles Wissensmanagement und Dokumentation mit einem eindeutigen Ablagesystem Pflicht.

Und das Homeoffice nach der Krise?

Es ist wahrscheinlich, dass nach Überwinden der Krise die Entwicklung ins Homeoffice für Unternehmen und Mitarbeiter nicht auf null zurückzudrehen ist bzw. auch nicht gewollt. Daher sollten Unternehmen frühzeitig daran denken, wie sie künftig mit dem Thema verfahren wollen – ob sie dauerhaft gültige Vereinbarungen oder eine entsprechende Betriebsvereinbarung aufsetzen, ob zeitlich befristet und in welchem Umfang für wen. Es ist auch wichtig, die Erfahrungen aus der krisenbedingten Homeoffice-Phase auszuwerten, zum Beispiel mittels moderierter Teamgespräche oder Mitarbeiterumfragen: Haben sich Arbeitsergebnisse verändert? Wurden Arbeitsabläufe beeinflusst und wie? Welcher Anpassungsbedarf entsteht daraus? Wieviel Mitarbeiter wollen in welchem Umfang künftig die Möglichkeit zum Homeoffice nutzen? Was hat man übereinander und die Zusammenarbeit gelernt? Was lief gut? Was kann man noch verbessern?

Quellen: Haufe.de und Karrierebibel.de

Zur Autorin:
LinkedIn
Xing

Weitere Beiträge

Branchenlösungen

Quantenphysik basierte Leistungssteigerung

Klassische Business Reengineering versus Quantenphysik Die traditionelle Unternehmensberatung nutzt als Basis fast ausschließlich vordergründig messbare Größen. Dazu zählen Parameter wie die Definition von Organisationsabläufen, die …

MEHR ERFAHREN →
Digitalisierung

Krisensichere Produktkommunikation

KRISENSICHERE PRODUKTKOMMUNIKATION MIT CENSHARE „Für censhare-Nutzer macht es keinen Unterschied, ob sie im Office oder im Homeoffice arbeiten.“ Gerade in diesen Tagen wünschen sich viele …

MEHR ERFAHREN →
Digitalisierung

Best Practice Softwaretools

Best Practice Softwaretools Unternehmerische Leistungspotenziale durch Software erschließen. Was können diese ganzen schönen Softwaretools nicht alles und welche brauche ich eigentlich? Hier bekommen Sie einen …

MEHR ERFAHREN →